Gibt es rechtliche Vorgaben an Software-Dokumentation?


Die Prozesse des IT Service Managements nach ITIL ® werden durch einen kontrollierten Informationsfluss gesteuert. Dieser enthält eine Anzahl standardisierter Prozessdokumente, welche in der Folge beschrieben werden. Viele dieser Dokumente durchlaufen mehrere ITIL® - Disziplinen, was eine Zuordnung zur Disziplin unübersichtlich macht. Daher werden sie hier in alphabetischer Reihenfolge .

Alle Dokumente werden auf der Projektablage Server in eigener Struktur gesammelt, damit sich alle Projektmitglieder stets über den aktuellen Stand des Projekts und anstehende Termine informieren können. Das moderne Beschaffungsmanagement durch Einbindung von Information Gut definierte Anweisungen — Dokumentvorlagen enthalten durchschnittlich 20 Kommentare und bieten eine klare Anleitung zum Ausfüllen.

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Heutzutage ist für jeden IT Profi der Begriff ITIL als Prozessframework für die IT ein stehender Begriff. Die Erstellung einer altmodischen IT Dokumentation steht bei vielen nicht auf der Tagesordnung bzw. es fehlt das Wissen in welcher Beziehung die klassische IT Dokumentation zu ITIL hat.

Jedoch bringt gerade mangelhafte oder nicht vorhandene Dokumentation einen Projektleiter oft in ungeahnte Schwierigkeiten. Vor allem wenn sich ein Projekt langsam der Schlussphase nähert, können Mängel in diesem Bereich zu unnötigem Chaos und Problemen führen. Ohne Dokumentation ist ein ständig aktualisierter Stand von Planung und Anforderungskatalogen nahezu unmöglich.

Aber auch protokollierte Entscheidungen und Nachweise über zugesicherte Lieferungen können so unauffindbar werden und den schon vorhandenen Zeitdruck weiter erhöhen. Sie dient also auch zur Dokumentenaufbewahrung. Entscheidungen aller Art müssen immer nachvollziehbar sein. Eine klare und saubere Dokumentation unterstützt Überblick und Nachvollziehbarkeit bei allen Projektbeteiligten.

Eine Projektdokumentation hat immer das Ziel, den gesamten Projektablauf zu vereinfachen. Dies gelingt durch eine sinnvolle Dokumentablage, einer durchdachten Dokumentationsstruktur und einen verantwortungsbewussten Zuständigen.

Alle Dokumente werden auf der Projektablage Server in eigener Struktur gesammelt, damit sich alle Projektmitglieder stets über den aktuellen Stand des Projekts und anstehende Termine informieren können. Die Struktur und die Benennung der Dokumentennamen sind wie in den allgemeinen Unternehmensrichtlinien vorgeschrieben.

Bei Änderungen in Dokumenten sind alle betroffenen Teammitglieder zu informieren. Zentrale Erkenntnisse bezüglich des Projektmanagements sollen späteren Projektgruppen zur Verfügung gestellt werden. Um unabsichtliche Änderungen durch mehrere Personen oder das Löschen und Überschreibungen zu vermeiden, ist die Erstellung eines Versions- und Zugriffskonzept wichtig.

Volle Zugriffsberechtigung auf das Projektverzeichnis haben Projektleiter und das Projektteam. Je nach Projektsituation bestehen unterschiedliche Anforderungen. Für die Ablage sind alle Teammitglieder verantwortlich. Sinnvoll ist es, einen Dokumentationsbeauftragten zu benennen, der für die Dokumentation des Projekts verantwortlich ist. Der Dokumentationsbeauftragte hat die Aufgabe neu angefallene Dokumente in die Ordnerstruktur einzubringen und anzupassen und ist für alle Änderungen der Systematik zuständig, wodurch die Einheitlichkeit der Ablage gewährleistet wird.

Je strukturierter die Dokumente gestaltet sind, desto schneller gelangt man zur gewünschten Dokumentation. Die Projektdokumentation kann als Ordner im Schrank des Projektbüros oder auch elektronisch auf einem Server zur Verfügung stehen. Neuerdings wird als Ablagemedium das Intranet genutzt. Ebenso sind die Aufbewahrungsfristen hinsichtlich der Archivierung zu beachten.

Grundsätzlich ist zu prüfen, ob einschlägige gesetzliche oder auch interne Regelungen für Aufbewahrungsfristen vorliegen. Im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung sind eindeutige Vorgaben zu finden. Dokumente, die als Buchungsbelege dienen, sind mindestens zehn Jahre, Geschäfts- und Handelsbriefe ohne Belegcharakter sechs Jahre aufzubewahren. Die Dokumentation im Projektmanagement allgemein zu beschreiben ist schwierig, da sie immer abhängig vom Projekt beziehungsweise von den Strukturen und Anforderungen in einem Unternehmen ist.

Jedes Unternehmen legt individuell fest welche Dokumentationsstandards sie verfolgt. Diese Dokumentationsstandards werden im Projekthandbuch festgehalten und dienen danach als Vorlage für weitere Projekte. Diese Fragen müssen vor Beginn jedes Projektes geklärt werden und dienen als Grundlage für die voranschreitende Dokumentation des Projektes.

Projektmitteilungen richten sich an den Auftraggeber. Meilensteinreporte sind Berichte, welche nach Erreichen eines Meilensteines angefertigt werden. Statusberichte sind Zwischenberichte, welche über den Fortschritt des Projektes wöchentlich, monatlich oder am Ende eines Quartals erstellt werden. Es muss vor Beginn des Projektes festgelegt werden wann eine Projektmitteilungen notwendig sind.

Die Dokumentation der Projektmanagement-Ergebnisse erfolgt im Projekthandbuch. Dokumentiert wird dabei Folgendes: Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich der Produkte conject pm. Die Informationen stammen teilweise von den Herstellerwebsites. Wahrscheinlich geringer als bei externen Lösungen, da ein hoher Aufwand mit Datenschutz verbunden ist.

Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH, Corsten, Hans, und Hilde Corsten. Hobel, Bernhard, und Silke Schütte. Gabler Business-Wissen A - Z: Kraus, Georg, und Reinhold Westermann.

Patzak, Gerold, und Günter Rattay. Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen. Sterrer, Christian, und Gernot Winkler. Projektmanagement ; Methoden - Prozesse - Hilfsmittel. Projektmanagement,-lernen, lehren und für die Praxis. Books on Demand, Die Artikel dürfen und sollen im Wiki weiterleben und auch weiterentwickelt werden. Egal, ob Sie ein Neuling sind oder auf diesem Gebiet bereits Erfahrung haben, dieses Buch liefert Ihnen alles und noch mehr, was Sie jemals über interne Audits lernen müssen.

Das Verständnis von ISO kann sich schwierig gestalten, darum haben wir diese leicht verständliche und dennoch detaillierte Erläuterung zu ISO zusammengestellt. Während des täglichen IT-Servicemanagements, z. Unterstützung der Nutzer, Wartungsarbeiten etc.

Aber wie effizient sind diese? Was sind die erfolgreichsten Methoden? Wir haben alles so gestaltet, dass der Prozess einfach zu verstehen ist — mit einer schrittweisen Anleitung.

Mit der Academy können Sie Stress und Frustration vermeiden, da Sie nicht alles allein herausfinden müssen. Gleichzeitig können Sie auf einen teuren Berater verzichten, der Sie durch die Umsetzung führen muss.

Damit sparen Sie Tausende von Dollar, ohne einen Qualitätsverlust zu riskieren. Entweder trug man die benötigten Informationen und Dokumente aus einer Masse verschiedener Quellen zusammen oder man stellte einen Berater an, der einen bei der Hand nahm und durch den Prozess geleitete. Die erste Option war kostengünstiger, aber endete oft im Misserfolg. Die letztere Option war extrem kostspielig und trotzdem resultierte sie darin, dass man das von der Umsetzung erzielte wertvolle Wissen und die Expertise nicht im Unternehmen bewahren konnte, wenn der Berater erst einmal wieder ging.

Manche dieser Probleme sind typisch für bestimmte Branchen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht auch in anderen Branchen zu finden sind.